V kolikor vaše podjetje razmišlja o organizaciji dogodka za predstavnike medijev, so naslednje vrstice kot nalašč za vas. Tokrat vam namreč ponujamo nekaj nasvetov, s pomočjo katerih boste poskrbeli za dobro obiskan in vrhunsko izpeljan dogodek, ki ne bo že prihodnji dan pozabljen.
Določite cilj
Preden najamete podjetje, ki vam bo organiziralo dogodek, ali se boste tega lotili sami, premislite, kaj točno želite z dogodkom doseči in koliko denarja imate na voljo. Tudi če samo predstavljate nov izdelek, svoje cilje začrtajte jasno. Želite na ta dan denimo za nekaj odstotkov povečati prodajo ali zgolj čim več ljudi obvestiti o novem proizvodu? Na kak način boste to dosegli? Vam bodo do večje prepoznavnosti izdelka pomagali novinarji in uredniki z objavami v medijih in na družbenih omrežjih? Kako jih boste motivirali? Vse to so vprašanja, na katera je potrebno odgovoriti vsaj nekaj tednov pred dogodkom in za dosego svojega cilja izdelati jasno strategijo ter specifikacijo stroškov.
Poskrbite za udeležbo
Dejstvo je, da lahko organizirate super dogodek, vendar ta brez obiskovalcev ni vreden prav veliko. V kolikor še nimate vzpostavljenega odnosa s predstavniki medijev, je zato bolje, da najamete agencijo, ki je z uveljavljenimi mediji že zgradila trden odnos.
Pomembno je tudi, da izberete pravi dan in uro. Imejte v mislih, da imajo tudi novinarji in uredniki svoje zasebno življenje ter v popoldanskih urah družinske obveznosti, zato svoj dogodek, razen če gre za gala prireditev, ki ji bolj pristojijo večerne ure, organizirajte med delovnim časom. Preverite tudi, da na dan, ko nameravate izpeljati svoj dogodek, ni že več drugih, saj je v tem primeru veliko manjša možnost, da se bodo vašega dogodka udeležili vsi povabljeni.
Bodite izvirni pri vabilu. Navdušite z grafiko in vsebino. Če se bo na vašem dogodku pojavil eminenten gost, ali pa obiskovalce čaka kakšna zabavna aktivnost, le-to omenite že v vabilu. In čeprav danes bolj kot ne vse poteka preko spleta, boste več pozornosti gotovo pritegnili s fizičnim vabilom, ki ga bodo povabljeni prejeli po pošti v elegantni ovojnici. Seveda lahko udeležbo povečate tudi tako, da gostom namignete, da jih ob udeležbi čaka darilo, vendar prazite, da promocijska vrečka ne bo bistvo vašega dogodka, ker bo le-ta sicer hitro pozabljen.
Izberite pravo lokacijo
Že samo z izbiro lokacije lahko svoje goste očarate na prvi pogled. Pomembno pa je tudi, da se pred samim dogodkom prepričate, da je vaša lokacija tudi praktična, kar pomeni, da je dovolj prostorna za vse povabljene, da ima vso potrebno opremo (denimo projektor, stole, mize …), da ima, če poteka zunaj, notranji prostor v primeru slabega vremena in še bi lahko naštevali. Vsekakor je lokacija ogledalo samega dogodka, zato si za izbiro vzemite čas in jo preverite tudi na lastne oči.
Na lov za lokacijo se podajte čim prej! Dobre lokacije so namreč pogosto zadene že več mesecev vnaprej, obstaja pa tudi velika možnost, da vam prva, ki si jo boste ogledali, ne bo všeč, ali ne bo imela potrebne opreme. Za vse ostalo lahko poskrbite kasneje, tudi zatem, ko gostom že pošljete vabilo.
Razvajajte brbončice
Seveda ni dobrega dogodka brez dobre hrane in pijače. Razvajajte brbončice gostov pa tudi njihove oči. Lično pripravljena in bogato okrašena hrana vam lahko prav tako pomaga do večje izpostavljenosti na družbenih omrežjih, saj so le-ta danes polna #foodie objav. S premišljeno izbiro kulinarike boste poskrbeli tudi za dobro vzdušje obiskovalcev, ki na vašem dogodku ne bodo ostali lačni ali žejni. Že samo s kozarcem penine ali denimo smutijem, če pripravljate ‘brunch’, ob vhodu na prizorišče lahko hitro dvignete počutje in poskrbite za to, da se bodo gostje prej sprostili. Dejstvo je, da bolj kot se bodo zabavali, bolj vam bodo naklonjeni tudi po samem dogodku.
Naj bo viralno!
V kolikor boste predstavnike medijev, ki vsak teden obiščejo več dogodkov, očarali že z ambientom, dobro hrano in izvirno dekoracijo, je velika možnost, da boste prišli na svoj račun z nekaj brezplačnimi objavami na družbenih omrežjih. Le-te lahko spremljate, če goste prosite, da vas ob objavah označijo, ali si za dogodek izmislite celo prav poseben ‘hešteg’.
Pomembno je tudi, da po dogodku pošljete zanimivo napisano PR sporočilo ter da obiskovalce opremite s fotografijami z dogodka. Bolj se boste za to potrudili, večja je možnost, da boste v zameno dobili objavo v želenem mediju. Še posebej PR sporočila po dogodku morajo biti pripravljena tako, da novinarjem vzamejo čim manj časa, torej nikakor ni dobra ideja, da jim preko WeTransferja pošljete 5000 slik, med katerimi bodo morali brskati in tratiti svoj čas. Če ima nekdo izmed obiskovalcev na fotografiji zaprte oči ali se vam zdi, da si gotovo ne bo všeč, takšnih fotografij ne pošiljajte, saj tudi vam najbrž ne bi bilo prijetno, če bi bili na njihovem mestu.
Za viralnost pa lahko seveda z neprestanim objavljanjem pred med in po dogodku poskrbite tudi sami. Nekoga iz vaše ekipe zadolžite samo za to, da skrbi za objave na vaših profilih na družbenih omrežjih in tako povečajte doseg svojega dogodka.
Tako, to je le nekaj preprostih nasvetov, kako do uspešno izpeljanega dogodka, sicer pa še vedno velja, da največ šteje vsebina. Poskrbite torej, da bo vaš dogodek tako vizualno kot vsebinsko privlačen in uspeh je zagotovljen!
Smo vas z napisanim prestrašili? Nimate dovolj idej ali časa? Se bojite, da se dogodka ne bo nihče udeležil? Zato smo tukaj mi! Kontaktirajte nas in z veseljem vam bomo pomagali organizirati nepozaben dogodek!
